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一般社団法人高知県移住促進・人材確保センター 個人情報保護規程

(目的)

第1条 この規程は、高知県個人情報保護条例(平成13年高知県条例第2号)の趣旨に則り、一般社団法人高知県移住促進・人材確保センター(以下「センター」という。)の個人情報の適正な取扱いの確保に必要な事項を定め、センターが保有する個人情報に関し開示、訂正及び是正を求める個人の権利を明らかにするとともに、個人情報の取扱いに伴う個人の権利利益に対する侵害の防止を図り、もって基本的人権の擁護及び公正で民主的なセンターの運営に資することを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において「個人情報」とは、個人に関する情報であって、特定の個人を識別することができると認められるものをいう。ただし、次に掲げる情報を除く。
(1) 事業を営む個人の当該事業に関する情報
(2) 法人その他の団体に関する情報に含まれる当該法人その他の団体の役員に関する情報
2 この規程において「文書等」とは、センターの職員が職務上作成し又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、組織的に用いるものとしてセンターが管理しているものをいう。
3 この規程において「本人」とは、個人情報から識別され、又は識別され得る個人をいう。

(個人情報の取扱い)

第3条 センターは、個人情報を取り扱う事務(以下「個人情報取扱事務」という。)について、次に掲げる事項を記載した個人情報取扱事務登録簿(以下「登録簿」という。)を備え、一般の閲覧に供しなければならない。
(1) 個人情報取扱事務の名称
(2) 個人情報を収集する目的及び理由
(3) 個人情報を収集する根拠法令等
(4) 個人情報の対象者の範囲
(5) 個人情報の項目
(6) 個人情報の収集先
(7) 前各項目に掲げるもののほか、センターが定める事項
2 センターは、個人情報取扱事務を開始しようとするときは、あらかじめ、当該個人情報取扱事務について登録簿に登録しなければならない。登録した事項を変更しようとするときも、同様とする。
3 センターは、登録した個人情報取扱事務を廃止したときは、速やかに、当該個人情報取扱事務の登録を抹消しなければならない。
4 第1項から第3項の規定は、次に掲げる事務については、適用しない。
(1)センターの職員又は職員であった者に係る人事、給与、福利厚生等に関する個人情報取扱事務
(2)文書等の送付又は受領のための整理簿等、相手方の氏名、住所等の事項のみを取り扱う簡易な事務
(3) 一般に入手し得る刊行物等を取り扱う事務

(個人情報の収集)

第4条 センターは、個人情報を収集するときは、あらかじめ個人情報取扱事務の目的を明確にし、当該個人情報取扱事務の目的を達成するために必要な範囲内で収集しなければならない。
2 センターは、個人情報を収集するときは、適法かつ公正な手段により収集しなければならない。
3 センターは、思想、信条及び信教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となるおそれのある個人情報を収集してはならない。ただし、法令又は条例(以下「法令等」という。)に定めがあるとき又は個人情報取扱事務の目的を達成するためにセンターが必要があると認め、公社等個人情報保護委員会(以下「保護委員会」という。)の意見を聴いたうえで収集するときは、この限りでない。
4 センターは、個人情報を収集するときは、本人から収集しなければならない。ただし、次のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1)本人の同意があるとき。
(2)法令等の規定に基づき収集するとき。
(3)出版、報道等により公にされているものから収集するとき。     
(4)個人の生命、身体又は財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(5)前各項目に掲げる場合のほか、保護委員会の意見を聴いたうえで、本人から収集したのでは当該個人情報に係る個人情報取扱事務の目的の達成に支障が生じ、又はその円滑な実施を困難にするおそれがあるとセンターが認めるときその他本人以外のものから収集することに相当の理由があるとセンターが認めるとき。

(個人情報の利用及び提供の制限)

第5条 センターは、個人情報取扱事務の目的以外の目的のために、個人情報をセンター内において利用し、またセンター以外のものに提供してはならない。ただし、次のいずれかに該当する場合及び本人に提供する場合は、この限りでない。
(1)本人の同意があるとき。
(2)法令等の規定に基づくとき。
(3)出版、報道等により公にされているとき。
(4)個人の生命、身体又は財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(5)前各項目に掲げる場合のほか、保護委員会の意見を聴いたうえで、公益上の必要その他相当の理由があるとセンターが認めるとき。
2 センターは、前項ただし書の規定により、センター以外のものに個人情報を提供する場合において必要があると認めるときは、提供を受けるものに対し、当該個人情報の使用目的若しくは使用方法について必要な制限を付し、又は個人情報の保護のために必要な措置を講ずるよう求めなければならない。
3 センターは、公益上の必要があり、かつ、個人の権利利益を侵害するおそれがないと認められるときでなければ、オンライン結合(センターが管理する電子計算機とセンター以外のものが管理する電子計算機その他の機器とを通信回線を用いて結合し、センターが保有する個人情報をセンター以外のものが随時入手し得る状態にする方法をいう。次項において同じ。)による個人情報の提供を行ってはならない。
4 センターは、オンライン結合により個人情報を提供しようとするときは、あらかじめ、保護委員会の意見を聴かなければならない。その内容を変更しようとするときも、同様とする。

(個人情報の適正管理)

第6条 センターは、個人情報の漏えい、滅失及びき損の防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずるように努めなければならない。
2 センターは、その保有する個人情報について、当該個人情報に係る個人情報取扱事務の目的を達成するために必要な範囲内で正確かつ最新なものとしておくように努めなければならない。
3 センターは、保有の必要がなくなった個人情報については、これを確実に、かつ、速やかに破棄しなければならない。ただし、重要な記録又は歴史的な資料として保存する必要があると認められる場合は、この限りでない。

(職員等の義務)

第7条 センターの職員は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。

(委託に伴う措置)

第8条 センターは、個人情報取扱事務をセンター以外のものに委託するときは、個人情報の保護のために必要な措置を講じなければならない。
2 センターから個人情報取扱事務の委託を受けたものは、前項の規定により講ぜられた措置に従い、個人情報を適正に管理しなければならない。
3 前項の委託を受けた事務に従事している者又は従事していた者は、その業務に関して知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。

(公開の手続)

第9条 何人も、センターに対して別に定める書面により、文書等に記録されている自己の個人情報の開示(当該個人情報が存在しないことの確認を含む。以下同じ。)を申請することができる。
2 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって個人情報の開示の申請(以下「開示申請」という。)をすることができる。
3 次に掲げる者は、死者に関する個人情報の開示申請をすることができる。
(1)当該死者の配偶者(届出をしていないが、事実上婚姻関係と同様の事情にあった者を含む。)及び二親等以内の血族
(2)死亡した未成年者又は成年被後見人の生前における法定代理人
4 センターが保有する文書等の開示申請をしようとする者は、別に定める事項を記載した申請書(以下「開示申請書」という。)をセンターに提出しなければならない。
5 センターは、開示申請に係る個人情報が記録されている文書等に次の各号のいずれかに該当する情報が記録されている場合を除き、当該個人情報の開示をしなければならない。ただし、当該情報が第2号から第6号までのいずれかに該当する場合において、当該個人情報の開示によらなければ、当該本人の権利利益を保護することができないと認められるときは、センターは、保護委員会の意見を聴いたうえで、当該個人情報の開示をすることができる。
(1) 法令等の規定により、明らかに開示することができない情報
(2) 第三者(第1項の開示申請をした者、第2項の未成年者及び成年被後見人並びに第3項の死者以外の者をいう。以下同じ。)の個人情報が含まれているもの。ただし、当該第三者の権利利益を侵害するおそれがないことが明らかなものを除く。
(3) 第2項の規定に基づく開示申請であって、法定代理人に開示することが本人の利益を害すると認められる個人情報
(4) センター又は法人等に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する情報であって、開示することにより、センター又は当該法人等又は当該事業を営む個人の競争上又は事業運営上の地位その他正当な利益を害すると認められるもの。ただし、次に掲げる情報を除く。
ア 事業活動によって生じ、又は生ずるおそれのある危害から人の生命、身体又は健康を保護するため、開示することが必要であると認められる情報
イ 違法又は不当な事業活動によって生じ、又は生ずるおそれのある支障から人の生活を保護するため、開示することが必要であると認められる情報
(5) 開示することにより、犯罪の予防、犯罪の捜査その他の公共の安全と秩序の
維持に支障を生ずるおそれがあると認めるにつき相当の理由がある情報
(6) 開示することにより、人の生命、身体、財産等の保護に支障を生ずるおそれ
のある情報
(7) センター又は国若しくは地方公共団体その他の公共団体(以下この項目において「国等」という。)の機関が行う事務事業に関する個人情報であって、開示することにより次のいずれかに該当するもの
 ア 指導、診断、評価、選考等に関する情報であって、当該事務事業若しくは将来の同種の事務事業の目的が達成できなくなり、又はこれらの事務事業の公正若しくは円滑な執行に著しい支障が生ずるおそれがあると認められるもの
イ 監査、検査、取締り、交渉、渉外、争訟その他の事務事業若しくは将来の同種の事務事業の実施の目的が失われ、又はこれらの事務事業の公正若しくは円滑な執行に著しい支障が生ずるおそれがあると認められるもの
 ウ センター内部又はセンターと国等相互間における審議、検討、協議、調査、研究等に関する意思決定が不当に阻害されるおそれがあると認められるもの
エ 法律又はこれに基づく政令の規定による主務大臣その他の国の機関が行う指示等により公表してはならない旨が明示されているもの、国等からの委託による調査等で、公表してはならない旨の条件が付されているもの等、センターと国等との協力関係又は信頼関係が著しく損なわれるもの
6 センターは、開示申請に係る個人情報が前項のいずれかに該当する情報(同ただし書に該当するものを除く。)を記録した部分とその他の部分からなる場合において、これらの部分を容易に、かつ、開示申請の趣旨を損なわない程度に分離することができるときは、当該その他の部分については、開示しなければならない。

(公開の決定等)

第10条 センターは、第9条第4項の開示申請書を受理したときは、受理した日から起算して15日以内に、当該申請に対する決定(当該開示申請に係る個人情報が存在しない旨の決定を含む。)をしなければならない。
2 センターは、やむを得ない理由により前項に定める期間内に決定をすることができないときは、その期間を延長することができる。この場合において、センターは速やかに、別に定める書面によりその延長する理由及び期間を、開示申請書を提出した者(以下「開示申請者」という。)に通知しなければならない。
3 センターは、第1項の決定をしたときは、速やかに、別に定める書面により当該決定の内容を開示申請者に通知しなければならない。この場合において、当該決定が個人情報の開示をしない旨の決定(第9条第6項の規定による決定を含む。以下第10条において「非開示決定」という。)であるときは、当該書面において当該非開示決定の理由(当該非開示決定の理由がなくなる時期をあらかじめ示すことができるときは、当該非開示決定の理由及び当該時期)を示さなければならない。
4 前項の規定により示す理由は、当該非開示決定において、第9条第5項の規定を適用した根拠を具体的に示したものでなければならない。ただし、当該根拠を具体的に示すことにより、開示しないこととされた情報が明らかになるときは、当該情報が明らかにならない限度で示すものとする。
5 センターは、第1項の決定をする場合において、当該決定に係る個人情報に第三者に関する情報が記録されているときは、あらかじめ当該第三者の意見を聴くことができる。

(公開の実施)

第11条 開示は、センターの事務所において行うものとする。
2 開示は、文書、図画及び写真については閲覧又はその写しの交付により、電磁的記録についてはセンターが定める方法により行うものとする。
3 センターは、文書等を汚損し、又は破損するおそれがあるとき、第9条第6項により文書等の開示をするとき及びその他必要があると認めるときは、当該文書等を複写したものを閲覧に供し、若しくはその写し等を交付し、又はその他センターが定める方法によることができる。
4 開示申請者は、開示申請に係る個人情報の開示を受けるときは、自己が当該開示申請に係る個人情報の本人、第9条第2項又は同条第3項の規定に基づき開示申請をした者であることを証明するために必要な書類をあらかじめ提出し、又は提示しなければならない。
5 開示申請者は、文書等の写しの交付に要する費用として別に定める額を負担しなければならない。

(訂正の申請)

第12条 前条第2項及び同条第3項の規定により開示を受けた自己の個人情報に事実の誤りがあると認める者は、センターに対して、その訂正(誤った事実の削除及び新たな事実の追加を含む。以下同じ。)を申請することができる。
2 第9条第2項及び同条第3項の規定は、個人情報の訂正の申請(以下「訂正申請」という。)について準用する。
3 訂正申請をしようとする者は、センターに対して、別に定める事項を記載した申請書(以下「訂正申請書」という。)を提出しなければならない。
4 訂正申請をしようとする者は、センターに対して、訂正を求める内容が事実に合致することを証するものを提出しなければならない。
5 訂正申請をしようとする者は、センターに対して、自己が当該訂正申請に係る個人情報の本人又は第9条第2項又は同条第3項の規定に基づき訂正申請をする者であることを証明するために必要な書類でセンターが定めるものを提出し、又は提示しなければならない。

(訂正申請に対する決定等)

第13条 センターは、訂正申請書を受理したときは、必要な調査を行い、受理した日から起算して30日以内に、当該訂正申請に係る個人情報を訂正するかどうかの決定をしなければならない。
2 センターは、やむを得ない理由により前項の期間内に決定をすることができないときは、当該期間を延長することができる。この場合において、センターは、速やかに、別に定める書面によりその延長する理由及び期間を、訂正申請書を提出した者(以下「訂正申請者」という。)に通知しなければならない。
3 センターは、第1項の決定をしたときは、速やかに、別に定める書面により当該決定の内容を訂正申請者に通知しなければならない。この場合において、当該決定が個人情報の訂正をしない旨の決定であるときは、当該書面において当該決定の理由を具体的に示さなければならない。
4 センターは、個人情報を訂正する旨の決定をしたときは、速やかに、訂正申請に係る個人情報を訂正しなければならない。
5 前項の場合において、訂正申請者から当該訂正申請に係る個人情報の開示を求められたときは、第11条第1項から同条第4項までの規定を準用する。

(是正の申請)

第14条 自己の個人情報をセンターが第4条、第5条第1項、同条第3項又は同条第4項の規定に違反して取り扱っていると認める者は、センターに対して、当該個人情報の取扱いの是正(当該個人情報の削除を含む。以下同じ。)を申請することができる。
2 第9条第2項及び同条第3項の規定は、個人情報の是正の申請(以下「是正申請」という。)について準用する。
3 是正申請をしようとする者は、センターに対して、別に定める事項を記載した申請書(以下において「是正申請書」という。)を提出しなければならない。
4 第12条第5項の規定は、是正申請について準用する。

(是正請求に対する決定等)

第15条 センターは、是正申請書を受理したときは、必要な調査を行い、受理した日から起算して30日以内に、次の各項目に掲げる区分ごとに当該各項目に掲げる決定をしなければならない。
(1) 第4条の規定に違反する事実が認められたとき 当該違反に係る個人情報の削除の決定
(2) 第5条第1項、同条第3項又は同条第4項の規定に違反する事実が認められたとき 当該利用又は提供の中止の決定
(3) 第4条、第5条第1項、同条第3項及び同条第4項の規定に違反する事実が認められなかったとき 是正しない旨の決定
2 センターは、やむを得ない理由により前項の期間内に決定をすることができないときは、当該期間を延長することができる。この場合において、センターは速やかに、別に定める書面によりその延長する理由及び期間を、是正申請書を提出した者(以下この条において「是正申請者」という。)に通知しなければならない。
3 センターは、第1項の決定をしたときは、速やかに、別に定める書面により当該決定の内容を是正申請者に通知しなければならない。この場合において、当該決定が個人情報の取扱いを是正しない旨の決定であるときは、当該書面において当該決定の理由を具体的に示さなければならない。
4 センターは、個人情報を是正する旨の決定をしたときは、速やかに、是正申請に係る個人情報を是正しなければならない。
5 前項の場合において、第1項第1号の決定を受けた是正申請者から当該是正申請に係る個人情報の開示を求められたときは、第11条第1項から同条第4項の規定を準用する。

(異議の申し出)

第16条 第10条第1項、第13条第1項及び第15条第1項の決定に異議のある申請者は、当該決定を知った日の翌日から起算して60日以内に、センターに対し異議の申し出をすることができる。
2 上記の申し出は、別に定める書面により行うものとする。
3 センターは、第1項の規定に基づく異議の申し出があった場合は、当該異議の申し出を却下するときを除き、保護委員会の意見を聴いたうえで、当該意見を尊重し、当該異議申し出に対し決定を行うものとする。

(改廃)

第17条 この規程の改廃は、理事会の決議による

附 則

この規程は、平成29年8月1日から施行する。